לכל נספח מצורף בדרך כלל דף שער ומקום לכתוב את כותרת הנספח בשורה המרכזית. נהוג לסמן את הנספח באות או במספר, למשל “נספח א׳ – חוזה מכר המגרש”, “נספח ב׳ – קבלה מס׳ 123” וכדומה. יש לדאוג שסימן הנספח (אות או מספר) מופיע הן בתוכן העניינים והן בראש דף השער של הנספח. בתוכן העניינים מפרטים בדרך כלל את סדר הנספחים: לדוגמה, “נספח א׳ – חוזה מכר, עמ׳ 26”.

הנחיות הנהלת בתי המשפט מטילות פרטי עיצוב נוקשים למבנה המסמך הכולל נספחים. ככלל, יש לכתוב שם הנספח בגופן קריא ובגודל בולט. דפי השער של כל נספח יוצגו בדרך כלל עם כותרת העליונה “נספח [אות/מספר]” ובתחתית הדף הסבר קצר על מסגרת התוכן שלו. בשטח העבודה מומלץ להשתמש ברפורמות סימון עקביות: אם נפתח סימון באותיות (א, ב, ג) יש להשתמש באותיות לכל אורך כתב הטענות והנספחים; אם עדיף במספרים (1, 2, 3) – לעשות זאת באופן אחיד.

תקנה מנהלית קובעת כי כלל עמודי המסמך, לרבות נספחיו, ימוספרו ברצף. פירוש הדבר הוא שמספר העמודים ממשיך מהעמודים הראשיים (כתבי טענות) אל הנספחים, כדי שלא יהיו שני מספרי עמודים זהים במסמך. בפועל, נהוג גם להוציא מנגנון מקדים בעמוד השער ובתוכן העניינים – עליהם לא להציג מספר עמוד (אותיות ‘א׳, ‘ב׳ וכו׳ או ריק) – ולתת למספרי העמודים להופיע החל מהעמוד הראשון של גוף הטקסט (או לפחות מתחילת נספחי הבי-דין). כך, למשל עורכי דין רבים ממסמכים את מספור העמודים הראשי כ-1…N, שומרים העמוד “תוכן עניינים” ללא מספר, ומתחילים למספר את הנספחים הרציפים החל במספר (N+1).

בכל אופן, על העורך לוודא רציפות במיספור: אם מוגשים כתבי הטענות עם נספחים למערכת “נט המשפט”, המספור האוטומטי שהמערכת מוסיפה יתבסס על הקובץ הכולל (כתב הטענות ואחריו נספחים). ניתן למספר ידנית באמצעות כלי עריכה או אוטומטית באמצעות תוכנות ניהול מסמכים (למשל כלי משפטן או קליגל). הכלי משפטן דוגמה, מגדיר באופן אוטומטי את מיקום המספור בכל עמוד ומייצר קובץ PDF משולב עם מספור רץ.

מדריך שימושי ממערכת נט-המשפט מדגיש שיש לשמור על מיון כרונולוגי ולסווג כל נספח בקטגוריה המתאימה לפי סוג הבקשה. במילים אחרות, כדאי לוודא שלא תתבצע הגשה כפולה או חסרה של קבצים במערכת הדיגיטלית, וכי הקובץ הסופי כולל את כל הדפים בסדר הנכון וממוספר כהלכה (לדוגמה, שימוש בספריית “תצהירים” או “נספחים” כנדרש). אי-עמידה בכללים עלולה לגרור דחיית המסמך על ידי המזכירות.

בעת עריכת כתב הטענות יש להתייחס לנספחים באופן ברור ולהפנות אליהם בטקסט. הניסוח המקובל הוא לציין את כינוי הנספח כמספר או אות (למשל “נספח א׳”) ולפעמים לצרף תיאור קצר בתוך סוגריים. דוגמאות נוסח מקובלות:

• “לפי נספח א׳ לכתב התביעה (עותק חוזה המכר המלא), נקבע כי סכום התמורה הינו 1,000 ש״ח.”
• “מחויבותו של הנתבע לפי נספח ב׳ לכתב התביעה (חשבונית מס׳ 123), היא סכום של 500 ש״ח.”
• “כפי שנראה במסמך המצורף כנספח ג׳ (הסכם בין הצדדים), הצדדים חויבו בתנאים הבאים…”

בנספח תחקור העובדות, ניתן גם להפנות ישירות לעמוד ולסעיף: למשל “(ראו נספח ד׳, עמוד 2, סעיף 5)” כדי לקצר. בכל הפניה מומלץ לכלול הן את אות/מספר הנספח והן תיאור קצר (כיתוב מהות המסמך) כדי שלא יווצר בלבול. לאחר הפנייה ראשונית נספחית כדאי להשתמש גם בקיצור אחיד כמו “נספח זה” או “נספחנו” כהקשר לתקשורת מקצועית.

אין לצרף כנספח כל מסמך שלא עומד בקריטריוני התקנות או שלא תורם ישירות לטענה המשפטית. למשל, חקיקה ופסקי דין מוכרים אינם מצריכים נספח; ציינו רק את הסעיף או שם הפסיקה בלי להדביק עותק. גם רשימות מחיר או פרסומים שאינם חלק מובנה בכתב התביעה אין לצרף, אלא לצייןם במקרה הצורך בכתב הטענות עצמה. אם מסמך בידי גוף אחר (למשל חברה ממשלתית או התאגיד היריב), ניתן להתייחס אליו בטקסט ולהגיש בקשה לצפות בו בהליך עיון או לפעול למתן צו להגשתו במועד מאוחר יותר.

במקרים של מידע פרטי או חסוי (כגון מסמכים פנימיים של עורכי דין או בעלי שליטה), לא מצרפים אותם כנספח אלא מציינים שהם קיימים וכמובן מבררים עם המזכירות כיצד להגישם במידת הצורך (לפעמים נוהגים להציגם בעיון סגור לפני השופט, או להמציאם בנסיבות ביטוי אחרות). אם המסמך מסורתי ומשמש ראייה בהליך (כגון תצהיר של עד, תמונת וידאו בנסיבות משפטיות וכו'), מגישים אותו במסגרת הראיות ואי-הכרח כנספח להגשת כתב הבי-דין הראשוני.